Информатика. Теория и  практика

Лекция 15. Электронные таблицы

 

Общие сведения об электронных таблицах

Электронная таблица — это широко распространённая и мощ­ная информационная технология, основанная на организации данных в виде прямоугольной таблицы для автоматизирован­ной обработки числовых данных. 

Обработка числовых данных включает в себя:

• проведение разных вычислений с использованием функций и формул;

• построение графиков и диаграмм;

• получение выборки данных, удовлетворяющих определённым критериям;

• решение задач оптимизации;

•  

  исследование влияния различных факторов на данные;

• статистический анализ данных.

 

    Любая электронная таблица состоит из вертикальных колонок и горизонтальных строк. Место пересечения столбца и строки образует ячейку электронной таблицы. Ячейка — это основной структурный элемент электронной таблицы. В ячейке могут храниться данные разных типов: числа, текст, формулы. Каж­дая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячей­ки — это обозначение столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка.

    Электронные таблицы нашли применение не только в экономичес­ких и бухгалтерских расчётах. Сфера их применения значитель­но шире. Основное достоинство электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных.

Электронные таблицы используются для:

• подготовки табличных документов, обработки сводок, состав­ления реестров и прочих документов;

• проведения анализа с использованием механизма поиска и сортировки данных;

• проведения однотипных расчётов над большими наборами данных;

• создания баз данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

•  

   

  Гпавное достоинство таблич­ных процессоров — возможность оперативного автоматического пересчёта данных, построения диаграмм и графиков по имеющимся данным и других операций.

 

Для работы с табличными данными используются специализи­рованные программные средства, называемые табличными про­цессорами:

Особенностью программ этого типа является то, что в них струк­турирование информации начинается непосредственно на эта­пе ввода данных, так как они привязываются к структурным элементам таблиц — ячейкам. Главное их достоинство — воз­можность оперативного автоматического пересчёта всех данных, связанных с формульными зависимостями при изменении зна­чения любого операнда.

• Excel;

• Multiplan;

• Lotus 1-2-3;

• Quatro Pro;

• SuperCalc;

• VisiCalc.

 

Пользовательский интерфейс программы Excel

      Для запуска программы Excel можно воспользоваться кнопкой Пуск в левом нижнем углу экрана. Из появившегося каскадно­го меню следует выбрать пункт Программы, а затем Microsoft Excel. Если на компьютере установлена панель Microsoft Office, то запустить Excel можно, нажав мышью на соответствующую кнопку на этой панели.  Познакомимся с интер­фейсом программы и начнем сверху вниз:

• строка заголовка,

• строка основного меню,

• панель форматирования,

• строка с адресом активной ячейки (поле Имя)  и строка формул,

• рабочая область - ячеистая структура (столбцы обозначаются большими латинскими буквами A, B, C, . . . , AA, AB, AC, . . . Столбцов в таблице 256. Строки обозначаются числами натурального ряда 1, 2, 3, . . . 65536),

• строка состояния.

 

Ячейка — это основной элемент электронной таблицы, только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, число, формула). Можно представить себе ячейку в виде стопки из пя­ти прозрачных карточек — слоёв:

1. - й уровень предназначен для видимого на экране изображения (т. е. отформатированного текста или результата вычисления формулы).

2. - й уровень предназначен для выбора формата ячейки (фор­мат чисел, шрифты, признак видимой ячейки, вид рамки, за­щита ячейки).

3. - й уровень предназначен для формул. Если в ячейке нет фор­мулы, то этот слой остаётся пустым.

4. - й уровень предназначен для имени ячейки. Это имя может использоваться в формулах других ячеек, при этом обеспечива­ется абсолютная адресация данной ячейки.

5 -й уровень предназначен для примечаний к данной ячейке (произвольный текст). Если ячейка содержит примечание, то в  правом верхнем углу появляется красный квадратик (точка).

Каждая ячейка в таблице имеет адрес. Адрес — это имя столбца и номер строки, где находится ячейка, без пробела между ними.

    Одна из ячеек в таблице всегда является текущей. Текущая ячейка выделяется жирной рамкой. Адрес текущей ячейки вы­свечивается в верхней левой части окна в поле Имя. В ячейках могут храниться данные следующих типов: число (целое, вещес­твенное или в формате с плавающей точкой), текст, дата или формула. Широкое применение Excel для разнообразных вычис­лений как раз и обусловлено возможностью хранения в ячейках формул. Вся информация всегда вводится именно в текущую ячейку. Содержимое текущей ячейки отображается в верхней части окна в Строке формул.

 

      Документ, с которым работает MS Excel, называется книгой. С точки зрения операционной системы, книга — это обычный файл и, следовательно, имеет весь набор файловых атрибутов: имя, размер, дату создания и т. д. Книга состоит из листов. Первые табличные процессоры поз­воляли использовать только один рабочий лист. Excel дает воз­можность работать с максимальным количеством листов в одной книге — 255. По умолчанию при создании новой книги Excel вставляет в неё три листа. В дальнейшем листы можно добав­лять, удалять или переименовывать.

    Каждый лист имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закла­док, разделяющих страницы книги, служат для идентификации листов и могут содержать небольшой текст. Ярлычки исполь­зуются при поиске конкретных листов в книге. Эти ярлычки видны в нижней части экрана. Для перехода к нужному листу достаточно щёлкнуть по его ярлычку.

Имена Лист1, Лист2, ..., используемые по умолчанию на ярлыч­ках листа, совершенно не информативны. Для переименования листа необходимо выполнить следующие действия:

• выберите нужный ярлычок;

• дважды щёлкните на ярлычке. Ярлычок выделится тёмным фоном;

• введите имя листа. Завершите ввод имени, нажав клавишу <Enter>.

Чтобы добавить, удалить или переименовать листы, входящие в книгу, необходимо щёлкнуть на ярлычок листа правой кнопкой мыши и выбрать нужное действие из появившегося контекстно­го меню

 

     Внизу экрана располагается строка состояния, на которой выво­дится информация о выбранной команде или выполняемой опе­рации. Выделенная команда коротко описывается в левой части строки состояния. Здесь также указывается информация о вы­полняемой операции, такой как открытие или сохранение фай­ла, копирование ячеек или запись макроса. Правая часть стро­ки состояния показывает, включены ли ключи, такие как Caps Lock, Scroll Lock или Num Lock.

 

Ввод информации в ячейки

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо ВЫ­БРАТЬ. Указатель текущей ячейки (чёрную рамку) вы можете перемещать с помощью клавиш навигации курсора или просто щёлкнув левой кнопкой мыши по соответствующей ячейке.

Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой спе­циальной команды. Нажатие любой алфавитно-цифровой кла­виши на клавиатуре автоматически начинает ввод данных в ячейку, при этом Excel переходит в режим ввода и на панели инструментов многие кнопки становятся неактивными, а в стро­ке состояния отображается слово «Ввод». Чтобы вывести Excel из этого режима, нужно ОБЯЗАТЕЛЬНО закончить ввод одним из следующих способов:

• нажать клавишу <Enter>;

• нажать любую из клавиш навигации курсора;

• нажать клавишу <ТаЬ>;

• щёлкнуть мышью на любую другую ячейку.

 

      При вводе данных «в столбец» удобнее всего для завершения ввода нажимать клавишу <Enter>, а при вводе «по строкам» — клавиши <—>> или <ТаЬ>.

 

Исправление ошибок ввода

 

Если после завершения ввода данных в ячейку вы обнаружили ошибку, то для её исправления можете воспользоваться любым из предложенных путей:

• воспользовавшись тем, что при вводе новой информации в ячейку старая информация стирается, вы можете выделить ячейку ещё раз и ввести правильные данные. Этот способ са­мый простой и самый неэффективный;

• выделить ячейку и внести исправления в строке формул, т. к. в ней отображается вся информация из выделенной ячейки;

• выделить ячейку, нажать клавишу <F2> и исправить данные в ячейке;

• дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши по ячейке с непра­вильными данными и внести исправления.

 

    При вводе обращайте внимание на вы­равнивание данных в ячейке: текст по умолчанию выравнивает­ся по левому краю, а числа — по правому.

   При этом, если вы ис­пользуете неправильный разделитель, то Excel интерпретирует число как текст или дату. Чтобы избежать лишних неприятностей, следует вводить чис­ла и разделитель целой и дробной частей с помощью числовой клавиатуры.

 

     Иногда возникает проблема: текст или число располагаются не в той ячейке, где нужно. Чтобы переместить содержимое одной ячейки в другую, нужно подвести курсор точно к рамке выде­ленной ячейки (курсор приобретёт вид ) и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить ячейку вместе с содержимым в дру­гое место. Если выполнять вышеуказанные действия при нажа­той клавише <Ctrl>, то произойдёт копирование содержимого одной ячейки таблицы в другую.

 

Маркер заполнения

Маркер заполнения — это утолщение в форме чёрного квадра­тика в правом нижнем углу выделенной ячейки. При подведении к нему курсора мыши последний примет вид тонкого плюсика. Перемещая мышь при нажатой левой кнопке, можно заполнить соседние ячейки такими же данными, как и в выделенной ячейке. В зави­симости от содержимого ячейки результат заполнения соседних ячеек может быть различным.

     Если введённый текст не помещается в ячейке, то он отобра­жается полностью только тогда, когда соседняя ячейка справа пустая и усекается по ширине столбца в противном случае. Если для отображения числа не хватает ширины ячейки, то вместо введённого числа на экране отображаются символы ###. Чтобы изменить ширину столбца, нужно поместить курсор на разде­лительную линию между буквенными обозначениями столбцов (курсор приобретёт вид обоюдной стрелки) и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить разделитель в нужную сторону.

    Если вместо перетаскивания просто щёлкнуть дважды мышью, то Excel автоматически подберёт ширину столбца. Существует и другой способ изменения ширины столбца: выполнить команду Формат —► Столбец —► Ширина... и в появившемся окне можно задать ширину столбца в символах. Для автоматического подбора ширины следует:

• выделить столбец, щёлкнув мышью на буквенном обозначе­нии столбца,

• Excel автоматически подберёт ширину столбца таким образом, чтобы информация в каждой ячейке этого столбца отображалась полностью.

  Аналогично можно изменять и высоту строк.

•  

   

  При вводе данных вам почти наверняка придётся столкнуться с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в табли­цу. В Excel такая проблема решается следующим образом:

• нажмите мышью на заголовке столбца, перед которым вы со­бираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он бу­дет выделен инверсным (тёмным) цветом;

• нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд кон­текстного меню;

• Можно вставить столбец и другим способом. Выделите какую- нибудь ячейку столбца, перед которым нужно вставить новый столбец, и выполните команду Вставка —► Столбец. Аналогично для вставки строки выполните команду Вставка —> Строка.

• выберите команду Добавить ячейки. Появится новый столбец.

 

Форматирование ячеек

В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость применять разные форматы представления данных. При вводе Excel автоматически пытается распознать тип данных и выбрать соответствующий формат представления для отображения ин­формации наиболее наглядным способом.

Чтобы принудитель­но изменить формат выделенной ячейки, следует выполнить команду Формат —► Ячейки. На экране появится окно, имеющее шесть вкладок. Это же окно можно вызвать нажатием правой кнопки мыши и выбором из всплывающего меню пункта Формат ячеек...

На вкладке Число можно выбрать разные способы представле­ния числовых данных.

• Числовой формат — позволяет указывать количество деся­тичных знаков и форму представления отрицательных чисел. Программа Excel округляет числовые данные. Для отображе­ния нужного количества чисел после запятой нажмите кнопку —► для увеличения числа цифр после запятой или ►— для уменьшения числа цифр после запятой.

• Денежный и Финансовый форматы используются для отоб­ражения денежных величин. Разница между ними в том, что Финансовый формат выравнивает числа по разделителю це­лой и дробной части числа. Оба этих формата позволяют ука­зывать количество десятичных знаков, обозначение денежной единицы и способ представления отрицательных чисел. Для быстрого задания денежного формата имеется кнопка Ер на панели инструментов Форматирование.

• Процентный формат — значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента. Можно указывать количество десятичных знаков. Для быстрого задания про­центного формата имеется кнопка % на панели инструмен­тов Форматирование.

• Экспоненциальный формат применяется для вывода чисел, имеющих большое количество разрядов. Например, число 200 ООО ООО будет представлено в виде 2,00Е + 08.

• Дробный формат позволяет представить любое число в виде обыкновенной дроби.

• Общий формат используется для отображения как числовой, так и текстовой информации.

 

Вкладка Выравнивание в основном используется для форматирования ячеек, содержащих текст. Можно задать способ выравнивания текста в ячейке как по ширине, так и по высоте, ориентацию (например, расположение текста снизу-вверх). 

Если вы хотите, чтобы текст в ячейке отображался в несколько строк, вы должны на вкладке Выравнивание поставить отметку в поле Переносить по словам. Чтобы текст при этом не «прижимался» к верхнему или нижне­му краю ячейки, желательно указать способ выравни­вания по вертикали По центру.

 

Вкладка Шрифт позволяет отформатировать текст в ячейке на уровне символов. Можно указать вид и размер шрифта, его начертанние и цвет символов. Для быстрого фор­матирования ячейки имеются кнопки на панели инструментов Форматирование.

Вкладка Граница позволяет указать тип и цвет ли­ний сетки таблицы. 

Вкладка Вид позволяет выполнить заливку ячейки выбранным цветом. Для быстрой заливки ячейки цветом имеет­ся кнопка Заливка на панели инструментов Форматирование.

Все операции форматирования можно применять как к отде­льной ячейке, так и к целому диапазону.